چرا هر کسب و کاری به فاکتور نیاز دارد؟ آشنایی با انواع فاکتور فروش
فاکتور، بهترین راه برای ثبت فروش، وضعیت پرداخت ها و ثبت تاریخ معاملات تجاری است. استفاده از این فاکتور علاوه بر فوایدی که در هنگام ارزیابی عملکرد کارکنان و شرکت دارد، برای ارائه به سازمان دارایی و مالیات کشور و محاسبه مالیات بر ارزش افزوده و درآمد الزامی می باشد. در این مقاله به بررسی اینکه چرا هر کسب و کاری به فاکتور فروش نیاز دارد می پردازیم.
فاکتور فروش چیست؟
به عنوان یک صاحب کسب و کار استفاده از فاکتور فروش علاوه بر مزایایی که دارد، نوعی الزام هم به شمار می رود. فاکتور فروش در واقع سندی است که نشان دهنده تعداد کالا و خدمات فروخته شده به همراه تاریخ معامله، قیمت تمام شده، اقساط، مالیات و مهر فروشگاه و خریدار می باشد.
انواع مختلفی از فاکتور برای مصارف متنوعی مورد استفاده قرار می گیرد که شامل موارد زیر می شود:
انواع فاکتور برای کسب و کار
فاکتور رسمی
شاید بتوان گفت اولین و مهم ترین فاکتور مورد نیاز برای هر کسب و کار رسمی و اشخاصی که فعالیت تجاری دارند، چاپ فاکتور رسمی و استفاده از آن است. فرم استانداردی که باید به هنگام سفارش فاکتور رسمی در نظر داشت به شرح زیر است:
- دارای شماره سریال ملخی قرمز و فارسی
- قسمت مشخصات کامل فروشنده به همراه شماره اقتصادی
- قسمت مشخصات کامل خریدار به همراه شماره اقتصادی
- مشخصات کامل کالا و خدمات
- شرایط و نحوه فروش
- مهر و امضای خریدار
- مهر و امضای فروشنده
- ابعاد استاندارد A4 و A5
فاکتور تحریر فروش
تحریر و الوان دو نوع کاغذ معروفی هستند که در چاپ انواع فاکتور مورد استفاده قرار می گیرند. فاکتور تحریر معمولا به دلیل اینکه برای کپی کردن محتوای نوشته شده روی فاکتور به برگ ها زیرین، نیازمند کاغذ کاربن است، از قیمت مناسب تری نسبت به سایر انواع چاپ فاکتور دارد. نوع صحافی، گرماژ، انواع رنگ و نوع چاپ در این فاکتور نیز مانند سایرین یکسان می باشد.
فاکتور فروش کاربن لس
NCR یا بدون نیاز به کاربن نام انواع فاکتوری است که برای انتقال محتوای نوشته شده روی فاکتور به صفحات زیرین، نیازی به استفاده از کاغذ کاربن ندارد و دلیل اصلی استقبال از آن نیز دقیقا به همین علت راحتی در استفاده است. مزیت های زیادی این فاکتور نسبت به سایر جنس فاکتور ها دارد که از جمله آن ها می توان به موارد زیر اشاره کرد:
- عدم نیاز به کاغذ کاربن
- کاهش تولید زباله و کمک به حفظ محیط زیست
- عدم کثیف کاری و انتقال تمیز محتوا بر خلاف کاغذ های کاربن دار
- صرف زمان کوتاه تر برای صدور فاکتور مشتری
فاکتور قبضی
فاکتور قبضی یا 1/3 کاغذ A4 برای معاملات آنی و صدور رسید بهترین انتخاب است. از طرفی با درج لوگو و مشخصات کسب و کار در فاکتور قبضی می توان از این نوع فاکتور برای برندینگ و مطرح شدن شرکت خود نیز استفاده کنید. معمول ترین مکان هایی که از رسید یا فاکتور قبضی استفاده می کنند فروشگاه های مواد غذایی، پوشاک، قبض پارکینگ و طلا فروشی برای صدور فاکتور غیر رسمی است.
فواید استفاده از فاکتور برای کسب و کار ها
-
درج سوابق فروش و محاسبه مالیات
یکی از مهم ترین فواید فاکتور فروش، درج اسناد معاملاتی و محاسبه آسان تر میزان مالیات تراکنش های مالی است. همانطور که اشاره شد، برای هر کسب و کار ثبت شده و هر فردی که فعالیت اقتصادی می کند، دریافت کد مالیاتی و استفاده از آن در فاکتور رسمی مطابق با فرمت اعلام شده از سوی وزارت دارایی الزامی است و عدم ارائه آن به معنای تخلف مالیاتی می باشد و مشمول جریمه های سنگین می شود.
-
استفاده از سیستم شماره گذاری و بایگانی
اگر چندین فاکتور فروش در روز صادر می کنید، استفاده از سیستم شماره گذاری و سریال نامبر بالای فاکتور به شما امکان می دهد فاکتورهای خاص را به سرعت جستجو کنید. اگر از سیستم فاکتور کاغذی استفاده می کنید، قرار دادن فاکتورها در یک پوشه می تواند به شما در یافتن سریع فاکتور مورد نیاز کمک کند.
-
الزام قانونی و حقوقی
فرقی ندارد که فروشنده باشید یا خریدار، به هر حال تنها راه اثبات خرابی کالا یا تخلف در موارد مالی معامله، استناد به فاکتور صادر شده است. توجه داشته باشید که صرفا فاکتوری که دارای مهر و امضای فروشنده و خریدار باشد در دادگاه قابل استفاده می باشد بنابراین به هنگام دریافت یا صدور فاکتور، این مورد را با دقت بررسی کنید.
-
ایجاد حس اطمینان
یکی از مشخصه های خرید ایمن و مطمئن از یک فروشگاه، ارائه فاکتور فروش (هر چند غیر رسمی) به خریدار است. بسیاری از افراد هنگام احتیاج به تماس با فروشگاهی که از آن خرید کردند، به سراغ فاکتور خرید خود می روند و از این رو، فاکتور فروش حس اطمینان بالایی ایجاد می کند.
-
برندینگ و ایجاد حس اعتماد
یکی از مولفه هایی که می توان با فاکتور به ترویج آن پرداخت، برند و لوگو شرکت می باشد. اگر مشتری که از شما خریدی انجام می دهد، در بالای فاکتور فروش نام شرکت، آدرس کامل و مهر فروشگاه شما را ببیند، این حس اعتماد به فروشگاه معتبر شما در وی ایجاد می شود.
همچنین درج لوگو و نام شرکت شما در سربرگ فاکتور با طرح دلخواه، رنگ و فونت سازمانی شما به افراد در شناسایی مجدد و ترویج برند کمک می کند.
