کد خبر: ۲۵۴۲۱۸
تاریخ انتشار: ۲۳ خرداد ۱۴۰۰ - ۱۶:۵۵
پايش و كنترل مستمر فرایندها در طول چرخه عمر سازمان ها به منظور تسهیل فرایندها و روان سازی سیستم های مدیریتی و تصمیم گیری در سازمان ایجاب می کند تا مدیران ارشد، از سیستم های اطلاعات مدیریت در این راستا استفاده نمایند و با بهره گيري از اين سیستم ها ، در هر مرحله از چرخه عمر سازمان، میزان بهره وری و رشد و توسعه سازمانی را به دقت پايش نموده وتحت نظارت و کنترل داشته باشند.

اعتدال، دکتر شهرام شیرکوند؛ امروزه تغييرات مستمر در حوزه هاي توليد ، تجارت و کسب و کار، مدیران را با حجمنقش سيستم هاي اطلاعات مديريت در توسعه بهره وري كسب و كار زيادي از اطلاعات مواجه مي سازد که برای بهبود عمکرد و توسعه کسب و کار می بایست این اطلاعات معنی دار شوند و البته امكان بازیابی داشته باشند و به اطلاعات مفیدي براي سازمان ها و بنگاه هاي توليدي و اقتصادي تبديل شوند.

سیستم هاي اطلاعات مدیریت ( MIS ) Management information system ، اطلاعات مفیدي را در اختیار مدیران قرار داده تا از آن در جهت پايش مستمر فرایندها ، تصمیم گیری ، برنامه ریزی و اجرای برنامه ها استفاده نمایند.


سیستم های اطلاعات مدیریت افزون بر اینکه شرکت ها و سازمان ها را در خلق محصولات و خدمات جدید پشتیبانی می کند ، مدل های جدید کسب و کار را نیز پیش روی آنها قرار می دهند ، به نحوی که یک مدل کسب و کار جدید بتواند در نحوه خلق ثروت ، کسب موفقیت و افزایش توانایی شرکت ها و سازمان ها در اجرای راهبردها و تحقق اهداف موثر واقع شود.


در عصر کنونی در جوامع مختلف سرمایه‌های انسانی و نظارت بر اجزای هر سازمان عوامل مهمی در جهت پیشبرد اهداف سازمانی و موفقیت در کسب و کار به شمار می‌روند، اما در کنار سرمایه‌های انسانی، اطلاعات مربوط به صنعت و سرمایه نیز نیازمند مدیریت صحیح و کارآمد خواهد بود. به این منظور باید کاربرد مهندسی سیستم های مدیریت و نظام‌های مدیریت اطلاعات بر اساس نیازها، شرایط و اهداف سازمان مورد توجه قرار گیرد تا عملیات گردآوری، سازمان‌دهی، تولید اطلاعات و انتقال آنها به مدیران به نحوی بهینه انجام شود.


اطلاعات، آن دسته از علائمی هستند که پیدایش آنها بر رفتار و عملکرد آدمی اثرگذار است و دارای ویژگی‌هایی نظیر هدفداری ، قابلیت توضیح ، قابلیت اطمینان، در دسترس بودن و قابلیت خلاصه‌شدن هستند. اطلاعات طول عمر مشخص دارد. اطلاعات پیوسته اضافه، تلفیق یا دستکاری شده و در نهایت پس از استفاده، ذخیره یا معدوم می‌شود. این روند، فرآیند تولید تا مرحله ذخیره یا حذف اطلاعات در نظامی به نام « نظام مدیریت ‌اطلاعات» قرار گرفته و در زمینه اجرای وظایف و دستیابی به اهداف سازمان انجام می‌شود. نظام مدیریت اطلاعات به عنوان اهرمی موثر در تمامی سطوح سازمان، کارآیی مدیریت را افزایش داده و مدیران را برای کـار آفـرینی و انتخاب صحیح آماده می‌کند.


کارآیی افزوده شده در سازمان ناشی از تکامل فرآیند تبادل اطلاعات بوده و در نهایت با ارائه اطلاعات معتبر و قابل اتکا برای تصمیم‌گیری می‌تواند مجموعه و مدیر را منتفع سازد و مسیر دستیابی به اهداف سازمانی با بهره ‌وری بالا را هموار کند. در عصر کنونی مدیران ارزش رقابتی و استراتژیک نظام‌های اطلاعاتی را به خوبی درک کرده‌اند. اداره سازمان‌ها به نحو مطلوب، مستلزم بررسی و پردازش انبوهی از اطلاعات است که گاهی با هم متفاوتند و با آهنگی متناسب با شرایط و وضعیت سازمان توسعه و تغییر می‌کنند و در مواردی تحلیل آنها را مشکل می‌کند و این امر کندی سرعت حرکت مدیریت به سمت اثربخشی تصمیم را موجب می‌شود. بدیهی است که سازوکارهای سنتی و منسوخ شده مدیریت اطلاعات، پاسخگوی شرایط پیچیده حاضر نیستند و نمی‌توان در مواجهه با مسائل کلان و حیاتی سازمان تنها به ذهنیات یا گزارش‌های خام متکی بود.


اگر سازمانی بتواند کردار (ساختار) سازمانی خود را براساس اطلاعات مورد نیاز طراحی کند، قابلیت افزون‌تری می‌یابد، زیرا مدیریت ارشد از وقایعی که در کل سازمان می‌گذرد آگاهی می‌یابد. از سویی، دریافت اطلاعات دسته‌بندی شده، موجب ایجاد اطمینان و تسهیل در روند تصمیم‌گیری مدیر خواهد شد.


علم مدیریت، تصمیمی را درست می‌شناسد که ۹۰ درصد آن را اطلاعات و ۱۰ درصد آن را قضاوت شخصی تصمیم‌گیرنده تشکیل می‌دهد. به کارگیری اطلاعات و بهره‌برداری از آن برای راهبری و نظارت بر زیرمجموعه و اتخاذ تصمیم‌ها، این امکان را برای مدیران استفاده‌ کننده از اطلاعات ایجاد می‌کند که با وجود حجم، گستردگی، پیچیدگی و پراکندگی امور، به‌ طور منظم تصویر روشنی از وضعیت کلی سازمان و روند فعالیت‌های آن پیش رو داشته باشند و با اطلاع از آنها، تصمیمات صحیح در جهت رفع مشکلات اتخاذ کرده و از به وجود آمدن اشکالات پیشگیری کنند. این امر می‌تواند اثربخشی و کارآیی مدیر را تحت تاثیر مستقیم قرار دهد.


به ‌طور کلی اطلاعات به هنگام و مفید، حاصل نظام اطلاعاتی منسجم است ؛ این نظام با ایجاد رابطه میان اجزای ناهمگون سازمان، نظارت درونی ایجاد می‌کند و با پیش‌بینی ‌های لازم ، آینده‌ای روشن‌تر را ترسیم می‌کند اما در برخی مواقع مدیران برای استفاده از اطلاعات مورد نیاز با مسائلی مواجه هستند که اهم آنها عبارتند از: کندی جریان تبادل اطلاعات به‌دلیل وجود موانع ارتباطی، فقدان ارتباط نظام‌های اطلاعاتی و متخصصان، ناهماهنگی ساختار سازمانی و رده‌ های مدیریتی در موسسات، نگرش مدیران نسبت به چگونگی اداره امور بر اساس اطلاعات دریافتی حجم گسترده عملیات موسسه‌ها و تفاوت ماهیت آنها که موجب تفاوت ماهیت اطلاعات دریافتی می‌شود.


دستیابی به متغیرهای محیطی مانند عوامل سیاسی، اجتماعی، اقتصادی، فناوری نیازمند به کارگیری سیستمی است که اطلاعات را بر اساس نیاز، استخراج، پردازش و طبقه‌بندی کند و در اختیار مدیران قرار دهد. بنابراین هر سازمانی با توجه به موقعیت و جایگاه خود با مسائلی مواجه خواهد بود که تابع شرایط خاص آن سازمان است. بنابراین ضروری است نظام اطلاعاتی جامع که براساس آن اطلاعات کلیدی به ‌صورت منظم به مدیریت منعکس می شود، در سازمان استقرار یابد تا ضمن پايش و بهبود مستمر عملکرد ، دستیابی به اهداف سازمانی در جهت توسعه کسب و کار رقابتی تسهیل گردد.


بنابراين ضرورت بازنگری ، پايش و كنترل مستمر فرایندها در طول چرخه عمر سازمان ها به منظور تسهیل فرایندها و روان سازی سیستم های مدیریتی و تصمیم گیری در سازمان ایجاب می کند تا مدیران ارشد، از سیستم های اطلاعات مدیریت در این راستا استفاده نمایند و با بهره گيري از اين سیستم ها ، در هر مرحله از چرخه عمر سازمان، میزان بهره وری و رشد و توسعه سازمانی را به دقت پايش نموده وتحت نظارت و کنترل داشته باشند. به اين لحاظ کاربرد سیستم های اطلاعات مدیریت در سازمان ها و بنگاه هاي توليدي واقتصادي موجب ارتقاء سطح کیفی و کمی داده ها و تسهیل در فرایند تبدیل داده به اطلاعات و در نهایت بهبود استقرار مدیریت دانش و توسعه بهره وری می گردد.


* شهرام شيركوند ، حائـز 26 رتبه برتر در جشنواره هاي بین المللی و ملی مطبوعات و خبرگزاري های کشور

 

نام:
ایمیل:
* نظر:
تازه‌های کسب و کار
عکس خبری